Bạn đang có việc làm hành chính văn phòng tại Hà Nội, bạn đã làm nhiều năm nhưng chưa phát triển được bản thân và sự nghiệp? Vậy cần làm thế nào để nâng cao năng xuất công việc cũng như khiến mình nổi bật hơn để dễ thăng tiến?

Một nơi làm việc được tối ưu hóa tốt có thể dẫn đến sản xuất tốt hơn, luồng công việc nâng cao và cuối cùng là lợi nhuận cao hơn. Chìa khóa để cải thiện hiệu quả văn phòng chỉ đơn giản là để bắt đầu nhỏ. Cố gắng sửa chữa toàn bộ không gian làm việc có thể làm sao lãng công việc thực tế cần phải làm. Ví dụ, nếu có một nhiệm vụ nào đó cần phải được tối ưu hóa lại, chẳng hạn như kiểm tra trong một máy khách tại bàn tiếp tân, sẽ tốt hơn nếu cải thiện một nhiệm vụ thay vì thay đổi toàn bộ hệ thống. Nó thường dễ dàng hơn để tập trung vào các vấn đề nhỏ hơn có thể được sửa chữa một cách nhanh chóng và lưu những cái lớn hơn trong một thời gian khi lập kế hoạch và thực thi phù hợp có thể được thực hiện.

Làm sạch văn phòng của bạn

 việc làm hành chính văn phòng

Một trong những bước đầu tiên cần thực hiện là loại bỏ tất cả sự lộn xộn không cần thiết. Loại bỏ các giấy tờ trùng lặp, các thư mục cũ và các sự lộn xộn không được sử dụng khác sẽ giúp dọn dẹp không gian văn phòng và cải thiện khả năng làm việc của bạn. Ngoài những loại giấy tờ không cần thiết bạn cũng nên dọn dẹp cả những loại tài liệu cũ, trước đó bạn nên lưu trữ nó trong hệ thống dữ liệu máy chủ.

Quản lý máy tính

Quan tâm đến những gì trên máy tính để bàn của bạn có thể giúp cải thiện hiệu quả. Trên máy tính vật lý của bạn, điều quan trọng là chỉ giữ những gì cần thiết trên đó. Những thứ như bút mực, giấy và các hình thức đều quan trọng và cần được giữ trong tầm tay. Các mục khác không thường được sử dụng nên được đưa vào ngăn kéo không sử dụng hoặc loại bỏ hoàn toàn. Sử dụng khay và thùng để phân loại, chỉ định và ưu tiên công việc của bạn.

Máy tính để bàn trên máy tính của bạn phải sạch sẽ và có tổ chức. Điều quan trọng là phải đảm bảo tệp và thư mục của bạn có ý nghĩa và dễ truy cập. Có khả năng dễ dàng xác định vị trí một cái gì đó trên máy tính để bàn của bạn hoặc các tập tin máy tính có tổ chức sẽ tiết kiệm thời gian và thất vọng trong ngày làm việc.

Lên lịch và lập kế hoạch hợp lý

Nó chỉ mất một lượng thời gian nhỏ mỗi ngày để quản lý và duy trì một lịch trình. Lịch biểu giúp bạn duy trì hiệu quả. Nếu bạn giữ lịch trình của mình trên lịch, điện tử hoặc thể chất, bạn có thể dễ dàng quản lý công việc hàng ngày của mình. Bạn không phải lo lắng về việc thiếu các sự kiện quan trọng hoặc mất đi các cam kết công việc. Việc duy trì lịch điện tử sẽ cho phép bạn truy cập vào các cảnh báo và thông báo có thể giúp bạn theo dõi các công việc đang hoạt động của mình và bảo vệ bạn khỏi mất trí nhớ.

Giữ một nơi làm việc có tổ chức

Phải đối phó với các vấn đề và giấy tờ lộn xộn và linh tinh là bất lợi cho tất cả mọi người. Nó yêu cầu những thời gian quý giá lớn để xem xét thông qua các tập tin chưa được tổ chức, hồ sơ kinh doanh lộn xộn, hoặc để đối phó với một vụ lộn xộn lộn xộn hỗn độn. Tổ chức không chỉ áp dụng cho các tài liệu vật lý mà cả các tệp tin điện tử nữa. Điều quan trọng là giữ cho các hồ sơ máy tính của bạn được tổ chức thành các thư mục dễ truy cập.

Đừng quên tầm quan trọng của tổ chức email. Chúng có thể được tổ chức theo nhiều cách, ví dụ theo ngày, chủ đề hoặc mức độ liên quan. Hãy nhớ rằng phần mềm email không phải là một cơ chế lưu giữ hoặc lưu trữ vĩnh viễn. Đảm bảo lưu các email quan trọng vào bộ lưu trữ an toàn hoặc ổ cứng di động để đảm bảo tối ưu hóa tối đa phần mềm email của bạn và khả năng truy xuất dễ dàng các liên lạc quan trọng trong trường hợp máy tính bị lỗi.

Quản lý nhân viên văn phòng

Nếu bạn có nhân viên, nó có thể có lợi để đánh giá và tổ chức lại các công việc hàng ngày của họ để mọi người được sử dụng đúng cách. Điều quan trọng là nhân viên của bạn phải biết lịch trình chung của đồng nghiệp và các dự án. Trong trường hợp ai đó bị bệnh hoặc không có sẵn, dòng chảy công việc sẽ vẫn tương đối không bị gián đoạn nếu nhân viên hiện tại có thể điền vào để xử lý các nhiệm vụ cơ bản và đáp ứng các yêu cầu công việc. Các nhiệm vụ xáo trộn có thể cho phép thực hiện nhiều công việc chuyên biệt hơn.

Đừng để các công việc nhỏ dự trữ

Nếu bạn có thể làm điều gì đó trong ít hơn một vài phút, đừng chậm trễ! Những công việc nhỏ, dễ thực hiện giúp bạn tổ chức sổ sách kế toán của bạn có thể chồng chất lên và bạn có thể mất hiệu quả bằng cách đơn giản bỏ chúng ra. Vì vậy, đừng quên kiểm tra thư thoại của bạn và gửi những biên nhận đó.

Làm gì để việc làm hành chính văn phòng tại Hà Nội đạt năng suất

tăng  năng suất việc làm hành chính văn phòng tại hà nội

Điều quan trọng là phải tiếp tục xử lý các nhiệm vụ của bạn. Một danh sách việc cần làm đơn giản hàng ngày có thể giúp bạn lên kế hoạch cho các hoạt động hàng ngày của mình. Bạn có thể đi qua vào đầu tháng và tuần để viết ra các cuộc hẹn lặp lại và các cuộc họp và chuyến đi quan trọng. Một kế hoạch hoặc sổ ghi chép có thể được sử dụng hiệu quả để quản lý các công việc cụ thể hàng ngày của bạn. Hãy chắc chắn xem lại và cập nhật danh sách hàng ngày để quản trị doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả.

Xác định các tắc nghẽn trong quy trình làm việc hàng ngày của bạn

Một nút cổ chai là bất cứ điều gì gây mất thời gian và có thể sửa chữa được. Điều quan trọng là kiểm tra các quy trình làm việc của bạn và tìm cách để bạn có thể cải thiện chúng. Nếu thời gian bị lãng phí hoặc sử dụng không hiệu quả, hãy tìm cách để quản lý thời gian đó vào việc sử dụng công việc có ý nghĩa.

Tận dụng hiệu quả công nghệ điện tử

Một yếu tố quan trọng khác để duy trì một doanh nghiệp được tối ưu hóa tốt và cải thiện hiệu quả văn phòng là việc sử dụng công nghệ. Công nghệ cải thiện thường xuyên và nhất quán và đã giúp công việc dễ dàng hơn. Tận dụng lợi thế của nó! Nhiều công việc có thể được rút ngắn hoặc thậm chí tự động bằng công nghệ. Điều quan trọng là sử dụng tất cả các công cụ có sẵn cho bạn để làm cho công việc của bạn được đánh bóng hơn. Thông thường, tốt hơn hết là nên từ bỏ những kỹ thuật quen thuộc, lạc hậu để ủng hộ những kỹ thuật mới. Email, xử lý tài liệu, lập kế hoạch và lịch, quản lý liên lạc và nhiều hơn nữa có thể được cải thiện với máy tính và phần mềm.

Quản lý danh bạ, lịch và lịch biểu của bạn đã được thực hiện dễ dàng bằng nhiều phần mềm khác nhau. Bạn có thể dễ dàng sắp xếp các liên hệ của mình bằng bảng tính hoặc trình xử lý văn bản. Có rất nhiều ứng dụng lịch miễn phí từ các công ty tên tuổi lớn như Google và Microsoft có sẵn cho bất kỳ ai. Thông tin có thể được giữ kỹ thuật số và sẽ loại bỏ sự lộn xộn từ các tủ tập tin kiểu cũ (gần như). Lập kế hoạch được thực hiện dễ dàng với các thông báo và các ứng dụng lịch nói trên.

Xử lý phần cứng máy tính

Các máy tính nhanh hơn rút ngắn thời gian khởi động, tăng tốc độ chương trình và ngăn ngừa sự cố. Internet chất lượng cao hơn cung cấp truyền dữ liệu nhanh hơn và ngăn chặn tắc nghẽn kỹ thuật số. Những người trợ giúp nhỏ khác bao gồm việc sử dụng màn hình kép hoặc thậm chí ba. Bất động sản màn hình bổ sung cho phép nhiều chương trình được sử dụng và quản lý cùng một lúc. Với hai màn hình, bạn có thể mở cả email và tài liệu cùng một lúc, cần phải liên tục chuyển đổi qua lại. Một lợi thế phần cứng khác là thái của các thiết bị ngoại vi máy tính khác nhau. Một bàn phím tiện lợi hơn sẽ cải thiện tốc độ gõ và giảm bớt căng thẳng từ cổ tay.

Các cuộc họp văn phòng kinh doanh

Công nghệ có thể làm cho giao tiếp đơn giản hơn nhiều so với trước đây. Cuộc họp mặt đối mặt được sử dụng để yêu cầu cả hai bên gặp nhau tại một địa điểm đã đặt tại một thời điểm nhất định. Giờ đây, bạn có thể sử dụng bất kỳ chương trình gọi điện video nào để trò chuyện trực tiếp với khách hàng và cộng tác viên. Với sự ra đời của Voice Over Internet Protocol (VOIP), các cuộc gọi điện thoại có thể được thực hiện thông qua máy tính và kết nối internet tốc độ cao. Có các tùy chọn khác nhau có thể được sử dụng cho các cuộc họp này, từ miễn phí đến trả phí, tùy theo nhu cầu của bạn. Skype là một phần mềm bạn có thể sử dụng tốt cho việc làm hành chính văn phòng tại Hà Nội.

Sao lưu dữ liệu doanh nghiệp

Một phần thưởng lớn từ sự bùng nổ công nghệ là khả năng sao lưu dữ liệu và truy cập dữ liệu đó mọi lúc, mọi nơi. Sử dụng dịch vụ lưu trữ tệp trên đám mây có thể ngăn chặn mất dữ liệu quan trọng và cũng cho phép truy cập vào tài liệu khi bạn đang đi du lịch hoặc ra khỏi văn phòng. Khi có thứ gì đó trên đám mây, những người lao động khác sẽ có quyền truy cập vào dữ liệu và điều này sẽ xóa các bước cần thiết trước đây để truyền dữ liệu.

Sử dụng Email truyền thông

Một trong những cách lớn nhất để giúp nhóm của bạn làm việc tốt hơn là giao tiếp. Email cung cấp dịch vụ truyền dữ liệu và thông tin ngay lập tức. Nó cũng quan trọng để đảm bảo bạn đang sử dụng email của bạn một cách thiết thực. Rất dễ bị phân tâm bởi các email không liên quan đến công việc, nhưng bạn có thể loại bỏ sự cám dỗ đó một cách dễ dàng bằng cách định tuyến tất cả email công việc của bạn thành một thư mục và dán vào thư mục đó trong ngày làm việc. Giữ thư mục thư rác của bạn sạch sẽ. Đảm bảo email của bạn được sắp xếp thành các thư mục và thư mục con để giữ chúng dễ dàng truy cập. Ngoài ra, xử lý các email cũ bằng cách xóa hoặc lưu trữ chúng. Hãy nhớ rằng, phần mềm email của bạn KHÔNG phải là giải pháp lưu trữ điện tử dài hạn. Đảm bảo lưu các liên lạc quan trọng, quan trọng vào đám mây của bạn hoặc sao lưu ổ đĩa.

Trong việc khám phá hàng ngày của bạn để xử lý các nhiệm vụ và quy trình, cuối cùng bạn sẽ tìm cách để tạo ra một nơi làm việc hiệu quả hơn, hữu ích sẽ được các thành viên trong nhóm của bạn đánh giá cao và hoan nghênh. Một nhân viên có công việc hành chính văn phòng thành công là một nhân viên sản xuất và điều này sẽ trở thành điểm mấu chốt của bạn.